04/2009 Die Akten zu den Akten legen - Unternehmensporträt Gehring Archivdepot
Gehring Archivdepot in Oberhausen lagert Ordner von Firmen und stellt sie „on demand“ bereit.
Selbst Agent 007 stieße im Gehring Archivdepot an die Grenzen seiner Einbrecher-Künste. Denn das Gebäude am Max-Planck-Ring in Oberhausen ähnelt eher einem Hochsicherheitstrakt als einem muffigen Archiv-Keller: massives Gittertor, Alarmanlage, Bewegungsmelder, Code-geschützte Türen sowie für Besucher Identifikationspflicht per Personalausweis und Abgabepflicht von Foto-Handys. „Wir archivieren für unsere Kunden Akten – da kommt es auf absolute Diskretion und zertifizierte Sicherheitsstandards an, wie sie sonst nur Banken haben“, macht Rolf Gehring, Gründer und Geschäftsführer der Gehring Archivdepot GmbH, unmissverständlich klar.
Das wissen mittlerweile Kunden in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden zu schätzen: Überall hier hat Gehring mit Franchisenehmern der Marke „META Archivdepot“ Standorte eröffnet. Die META-Idee kommt aus den Niederlanden. Auf der Suche nach einem zweiten Standbein – die Eheleute Rolf und Christa Gehring hatten das Logistikunternehmen der Eltern übernommen – lernten sie das System dort Mitte der 1990er-Jahre kennen. „Es war Liebe auf den ersten Blick“, schwärmt Rolf Gehring, „schon nach der einstündigen Rückfahrt stand unser Konzept für den deutschen Markt, den sich die Niederländer aufgrund unterschiedlicher Mentalitäten noch nicht hatten erschließen können.“ In den folgenden zwei Jahren wurde das eigene Archivdepot und die Franchise-Idee ausgebaut, schon 1997 platzte das Unternehmen am alten Firmenstandort aus allen Nähten. „Innerhalb von 96 Tagen“, berichtet Gehring ebenso exakt wie stolz, „haben wir mit der Stadt Oberhausen ein neues Grundstück gefunden, eine 1.400 Quadratmeter große und zwölf Meter hohe Halle gebaut und eingeweiht.“
Auch in den neuen Räumen kannte die Geschäftsentwicklung nur eine Richtung: nach oben. 1999 kaufte Gehring die niederländischen Anteile an seinem Unternehmen zurück und verkaufte die META-Idee an Franchisenehmer in allen großen, deutschen Wirtschaftszentren. Mit der Zeit kamen auch Österreich und die Schweiz hinzu, heute gibt es 19 Depots mit 750 Mitarbeitern; der Gesamtumsatz liegt bei 110 Mio. Euro. Mittlerweile, so Gehring mit unverhohlener Selbstsicherheit, habe sich sogar die niederländische „Keimzelle“ von META der viel größeren deutschen Tochter angeschlossen. Weiteres Wachstum nicht ausgeschlossen: Gehring hat das europäische Ausland im Visier. 440 Akten-Kilometer – eine Strecke vom Ruhrgebiet nach Leipzig – lagert META insgesamt. Dabei geht es aber nicht nur um das Lagern, sondern vor allem um das Wiederfinden der Akten. „Im vergangenen Jahr hatten wir über zwei Millionen neue Indexierungen“, rechnet Gehrings „rechte Hand“, Marco Wolf, vor. Per Stichworteingabe in einem Internet-Suchportal finden die Kunden die Akten wieder „und erhalten sie entweder als ‚scan-on-demand’ oder als physische Akte per Kurier“, erläutert Wolf. 300 solcher Abfragen gibt es täglich, jede kostet im Schnitt jeweils vier Euro. Das mache sich aber schnell bezahlt; wie Wolf den Rückmeldungen der Gehring-Kunden entnimmt, die namhaft sind, aus Sicherheitsgründen aber nicht genannt werden dürfen.
Für die Akten-Auslagerung sprechen laut Wolf auch die Faktoren schnell und sicher – letzteres eben nicht nur extern, sondern auch intern. Gängige Praxis in den Unternehmen sei doch, den Schlüssel zum Archiv-Keller irgendwo an einem Nagel aufzuhängen und somit allen Mitarbeiter freien Zugang zu ermöglichen. Nicht wenige Unternehmen seien Archivdepot-Kunden geworden, nachdem eine solche Sicherheitslücke zu Datenmissbrauch geführt habe. „Den meisten Firmen fehlt aber schlicht Platz und Manpower, um ein Archiv zu betreiben“, resümiert Rolf Gehring. Der Chef von insgesamt 15 Mitarbeitern in Oberhausen bezeichnet sich selbst übrigens als nicht sonderlich ordentlich – was einhellige Zustimmung bei Frau Christa und Tochter Verena, die vor vier Jahren als Prokuristin einstieg, findet. Ungewöhnlicherweise – weil nahezu geschäftsschädigend – träumt Rolf Gehring zwar nicht von einem papierlosen, aber doch von einem papierarmen Büro. „An sich sollte das Papieraufkommen durch E-Mails doch reduziert werden können.“ In der Praxis sei es aber häufig so, dass eine Mail ausdruckt und dann auch noch in Kopie ablegt werde. „Das ist irgendwie verrückt“, findet Gehring, dessen bester Freund der Drucker Schredder ist.
Sollte James Bond übrigens doch die eingangs erwähnten Sicherheitsvorkehrungen überwinden und in die Lagerhalle eindringen, müsste er gleich die nächste Hürde überwinden: Die Akten sind in Kartons verpackt, die keine Beschriftung haben, sondern nur mit einem Barcode versehen sind. Zudem ist das Lagersystem „chaotisch“ – nicht im Sinne von unordentlich, sondern von zufällig und anonymisiert. „Unsere Lager-Software ist wohl die erste und einzige weltweit, die erwünscht ‚Chaos’ produziert“, erzählt Verena Gehring schmunzelnd. So wäre es selbst in der Nacht oder am Wochenende höchst unwahrscheinlich, dass ein Dieb zunächst unbemerkt eindringt und dann auch noch fündig wird. „Sich erfolgreich durch 100 Aktenkilometer zu ‚Schmökern’ halte ich für schlichtweg unmöglich“, versichert Rolf Gehring.
Jennifer Beenen, UVG
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